Theo kế hoạch, UBND xã Thuận Lợi đã ban hành Kế hoạch số 226/KH-UBND ngày 19/6/2026 về triển khai Đề án số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ năm 2026. Đồng thời, ban hành Quyết định số 835/QĐ-UBND ngày 23/6/2026 về việc thành lập Hội đồng rà soát hồ sơ, tài liệu số hóa và Quyết định số 836/QĐ-UBND ngày 23/6/2026 về việc thành lập Tổ giám sát, quản lý gói thầu số hóa khối tài liệu đã chỉnh lý.

Việc số hóa được triển khai trên cơ sở khối hồ sơ, tài liệu đã được chỉnh lý, nhằm bảo đảm tài liệu được rà soát, sắp xếp và xác định giá trị trước khi thực hiện số hóa. Đây là bước quan trọng góp phần chuẩn hóa nguồn tài liệu, tạo thuận lợi cho việc quản lý, tra cứu và khai thác hồ sơ trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của cơ quan.

Trong quá trình triển khai, Hội đồng rà soát hồ sơ, tài liệu số hóa và Tổ giám sát, quản lý gói thầu tiếp tục thực hiện nhiệm vụ theo quy định, phối hợp rà soát, quản lý và giám sát quá trình thực hiện số hóa khối tài liệu đã chỉnh lý.

Trước đó, UBND xã Thuận Lợi đã triển khai chỉnh lý khối hồ sơ, tài liệu theo Đề án 2996 với khối lượng 114m. Đến ngày 14/8/2026, khối tài liệu đã hoàn thành chỉnh lý và danh mục hồ sơ được gửi về Lưu trữ lịch sử Thành phố (cơ sở Bình Phước) để kiểm tra, nghiệm thu, chỉnh sửa theo yêu cầu trước khi in bìa và vào hộp hồ sơ. Hiện đơn vị đang tiếp tục chỉnh sửa danh mục theo yêu cầu của Lưu trữ lịch sử Thành phố, phấn đấu hoàn thành việc nộp lưu trước ngày 31/8/2026.

Việc đồng thời triển khai chỉnh lý, xác định giá trị, nộp lưu và số hóa hồ sơ, tài liệu góp phần từng bước xây dựng nguồn tài liệu lưu trữ được quản lý khoa học, thống nhất; tạo nền tảng phục vụ hiệu quả công tác quản lý nhà nước, tra cứu và khai thác thông tin, đồng thời đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số trong hoạt động của UBND xã Thuận Lợi.