Hướng dẫn chi tiết thủ tục cấp đổi sổ đỏ theo quy định mới

Bộ Nông nghiệp và Môi trường đã ban hành Quyết định số 3380/QĐ-BNNMT năm 2025, trong đó quy định rõ ràng, cụ thể về thủ tục và điều kiện cấp đổi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất (sổ đỏ).
 
Hướng dẫn thủ tục cấp đổi sổ đỏ

CHUẨN BỊ HỒ SƠ NHƯ THẾ NÀO?
Theo Quyết định 3380/QĐ-BNNMT đối tượng thực hiện thủ tục cấp đổi sổ đỏ bao gồm tổ chức trong nước, tổ chức tôn giáo, tổ chức tôn giáo trực thuộc, tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại giao, người gốc Việt Nam định cư ở nước ngoài, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài, tổ chức nước ngoài và cá nhân nước ngoài; cá nhân và cộng đồng dân cư trong nước cũng thuộc nhóm đối tượng được thực hiện thủ tục này.
Về hồ sơ, người sử dụng đất có nhu cầu cấp đổi sổ đỏ phải chuẩn bị đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất theo Mẫu số 18 ban hành kèm theo Nghị định số 151/2025/NĐ-CP. Trường hợp hộ gia đình có yêu cầu ghi đầy đủ tên các thành viên có chung quyền sử dụng đất thì trong đơn đăng ký phải thể hiện đầy đủ thông tin của các thành viên này.
Ngoài ra, người dân phải nộp sổ đỏ đã được cấp trước đó. Trường hợp thực hiện trích đo địa chính thửa đất mà ranh giới thửa đất không thay đổi, hoặc trường hợp cấp đổi sổ đỏ khi người sử dụng đất có nhu cầu đo đạc để xác định lại kích thước các cạnh và diện tích thửa đất, thì hồ sơ cần kèm theo mảnh trích đo bản đồ địa chính.
Quyết định cũng quy định rõ cơ quan có thẩm quyền giải quyết thủ tục. Cụ thể, Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện đối với tổ chức trong nước, tổ chức tôn giáo, tổ chức tôn giáo trực thuộc, tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại giao, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài, tổ chức nước ngoài và cá nhân nước ngoài.

Đối với cá nhân, cộng đồng dân cư và người gốc Việt Nam định cư ở nước ngoài, thẩm quyền thực hiện thuộc Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai. Cơ quan trực tiếp thực hiện thủ tục hành chính là Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai, đồng thời trong một số trường hợp có sự phối hợp của cơ quan thuế.
Người sử dụng đất có thể nộp hồ sơ bằng nhiều hình thức khác nhau, bao gồm nộp trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc Văn phòng đăng ký đất đai, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai; nộp thông qua dịch vụ bưu chính; nộp trực tuyến trên Cổng dịch vụ công; hoặc nộp tại địa điểm theo thỏa thuận giữa người yêu cầu đăng ký và Văn phòng đăng ký đất đai, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai.
Về thời hạn giải quyết, không quá 5 ngày làm việc. Đối với các xã miền núi, hải đảo, vùng sâu, vùng xa, vùng có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn, thời hạn giải quyết không quá 15 ngày làm việc đối với các trường hợp như người sử dụng đất có nhu cầu đổi sổ đỏ đã cấp trước ngày 1/8/2024 sang sổ đỏ mới; sổ đỏ bị ố, nhòe, rách, hư hỏng; sổ đỏ cấp chung nhiều thửa đất nay có nhu cầu tách cấp riêng; một số thửa đất trong sổ đỏ cấp chung bị thu hồi; mục đích sử dụng đất trên sổ đỏ cũ không còn phù hợp với phân loại hiện hành theo Luật Đất đai và Nghị định 102/2024/NĐ-CP; vị trí thửa đất trên sổ đỏ không đúng với thực tế; sổ đỏ là tài sản chung của vợ chồng nhưng chỉ ghi tên một người, nay có nhu cầu ghi đủ cả hai; hoặc sổ đỏ ghi tên hộ gia đình, nay muốn ghi đầy đủ các thành viên có chung quyền sử dụng đất.

Đối với trường hợp cấp đổi sổ đỏ do thay đổi kích thước các cạnh, diện tích hoặc số hiệu thửa đất do đo đạc lập bản đồ địa chính, trích đo địa chính mà ranh giới thửa đất không thay đổi, thời hạn giải quyết không quá 10 ngày làm việc.
Riêng tại các xã miền núi, hải đảo, vùng sâu, vùng xa và các vùng có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn, thời gian thực hiện không quá 20 ngày làm việc. Trường hợp cấp đổi sổ đỏ đồng loạt cho nhiều người sử dụng đất do đo đạc lập bản đồ địa chính thì thời gian thực hiện được áp dụng theo dự án đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
CÁC BƯỚC THỰC HIỆN
Trình tự, thủ tục thực hiện cũng được quy định cụ thể. Theo đó, người yêu cầu đăng ký nộp hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc Văn phòng đăng ký đất đai, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai trên địa bàn cấp tỉnh. Khi nộp hồ sơ, người dân có thể lựa chọn nộp bản sao và xuất trình bản chính để đối chiếu, nộp bản chính hoặc nộp bản sao đã được công chứng, chứng thực theo quy định.
Đối với hồ sơ nộp trực tuyến, hồ sơ phải được số hóa từ bản chính hoặc bản sao đã được công chứng, chứng thực. Trường hợp nộp bản sao hoặc bản số hóa, khi nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính, người yêu cầu đăng ký phải nộp bản chính các giấy tờ theo quy định.
Cơ quan tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra tính đầy đủ của thành phần hồ sơ, cấp giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, cơ quan tiếp nhận trả hồ sơ kèm phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ để người dân thực hiện theo quy định. Nếu Trung tâm Phục vụ hành chính công là đơn vị tiếp nhận, hồ sơ sẽ được chuyển đến Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai để giải quyết.
Sau đó, Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai tiến hành xác minh tình trạng hôn nhân từ cơ sở dữ liệu quốc gia đối với trường hợp cần ghi đầy đủ tên vợ và chồng; trường hợp không tra cứu được thì yêu cầu người dân nộp giấy đăng ký kết hôn hoặc giấy tờ hợp lệ khác.
Đồng thời, cơ quan chuyên môn kiểm tra thực địa nếu vị trí thửa đất trên sổ đỏ cũ không đúng với thực tế; ký duyệt mảnh trích đo địa chính khi có yêu cầu xác định lại kích thước, diện tích thửa đất; trích đo bản đồ địa chính nếu khu vực chưa có bản đồ hoặc bản đồ đã bị hư hỏng.
Trường hợp phát sinh nghĩa vụ tài chính, Văn phòng đăng ký đất đai gửi Phiếu chuyển thông tin nghĩa vụ tài chính theo Mẫu số 19 ban hành kèm theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 226/2025/NĐ-CP) đến cơ quan thuế. Sau khi hoàn tất các bước, cơ quan đăng ký cập nhật biến động vào hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai, đồng thời cấp và trao sổ đỏ mới cho người sử dụng đất.
Đối với trường hợp sổ đỏ đang được thế chấp, Văn phòng đăng ký đất đai thông báo danh sách cấp đổi cho bên nhận thế chấp, ghi nhận đăng ký thế chấp vào sổ đỏ mới và tổ chức trao sổ đỏ với sự tham gia của ba bên gồm cơ quan đăng ký, người sử dụng đất và bên nhận thế chấp. Người sử dụng đất sau khi nhận sổ đỏ mới có trách nhiệm giao lại cho bên nhận thế chấp, đồng thời bên nhận thế chấp phải nộp lại sổ đỏ cũ cho Văn phòng đăng ký đất đai để quản lý theo quy định.
 